離職預告期不足，怎麼處理？3個應對員工提前離職的對策
當員工說走就走，甚至連離職預告期都沒走完，在離職預告期不足情況下，不僅人資手忙腳亂，還會讓整個部門產生交接空窗、專案延誤、同事怨聲載道等一連串效應。
提前離職不是小事，對公司的影響超乎想像！
當員工無預警提前離職，公司團隊首先面臨到的就是交接混亂與人力斷層。
- 交接流程卡關：離職同仁尚未完成交接，導致重要工作沒人接手、相關文件找不到負責人，甚至連系統帳號密碼都變成猜謎遊戲。
- 人力臨時缺口：HR得緊急開缺、展開招募；主管也常常需要臨時調整排班或親自支援，原有工作節奏易被打亂。
- 專案進度延遲：原本安排好的專案進度，因人手突然短缺而被迫延後，團隊氣氛也可能因此受到影響。
尤其對於中小企業來說，一個人的流動就可能造成公司內部混亂，這時候「離職預告期」的落實與否就非常重要了！
提前建立離職制度，可避免離職預告期不足！
當企業面臨快速擴編、高流動率，甚至跨國營運的挑戰時，僅靠內部與過去經驗往往難以妥善地處理人力變動。為避免離職程序產生爭議及混亂，我們都會先建議企業在勞動契約或人事手冊中，清楚說明離職流程與預告期相關規定。
根據《勞動基準法》第15條規定，不定期契約員工終止契約時，需依第十六條第一項規定期間預告雇主：
| 工作期間 | 預告期間 |
|---|---|
| 三個月以上～未滿1年 | 10日前 |
| 1年以上～未滿3年 | 20日前 |
| 3年以上 | 30日前 |
當員工正式提出離職申請時，HR與團隊主管們除了表達理解與關懷外，也應主動提醒對方須遵守《勞動基準法》法定預告天數，並將相關溝通內容留下書面紀錄，作為日後依據。
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面對員工離職通知的 3 個實用對策
當突然收到旗下員工釋出要離職的信息，若企業內部缺乏彈性應變機制，結果往往只能疲於應對。 以下為 由你人資 UniHR 專業人資顧問團隊提出的幾個實務對策，將能有效降低員工「離職預告期不足」所帶來的衝擊！
對策一、預先建構彈性補人機制
建立可快速啟動的應變系統，立即補足人力缺口。
- 內部人員職能盤點：掌握各部門具備多職能或可彈性支援的人力，必要時請求支援。
- 人才資料庫建立：保有一份具潛力或曾面試過的備選人才名單，能迅速聯繫。
- 合作人力資源服務供應商：與派遣公司或外包單位建立長期合作關係，以因應短期補位需求。
對策二、理解提早離職背後的原因
員工選擇不走完預告期，背後往往藏有更深層的動機。
- 離職面談制度化：不僅釐清原因，也為後續改善組織文化與管理方式提供依據。
- 匿名意見調查：定期蒐集員工對工作環境、管理風格、升遷制度的回饋，提前掌握離職的風險訊號。
對策三、制定標準交接SOP，降低運作中斷風險
具體規劃交接流程，不僅提升交接效率，也保障業務連續性。
- 交接文件模板標準化：統一格式，包含工作說明、進行中專案狀態、重要聯絡窗口與注意事項。
- 建立「職務代理人」制度：讓每個關鍵職務都能有職務代理人(且能於日常及建立業務熟悉度)，好處是原員工請長假或離職交接時，能快速上手其負責項目。
- 主管簽核制度：要求離職人員的直接主管確認交接完成情形，落實交接品質控管。
* 由你人資長小叮嚀: 若從過往表現或行為研判該員工可能不會依規定走完交接流程，由你人資 UniHR 建議應儘早啟動交接機制，降低人力中斷的風險。
注意！ 若員工離職未依規定在預告期間提出，企業可依《民法》第489條規定，向其請求支付相當於預告期間的工資作為補償。此外，企業也應就該事件妥善留存紀錄，不僅有助於內部檢討，亦可作為未來是否再次聘用該員工的評估依據。
面對離職預告期不足造成的混亂，專業顧問是您穩定的後盾
離職預告期不足，看似只是人員異動的小插曲，實則可能引發交接混亂、人力斷層與營運中斷。許多公司在員工掌控的這項議題中，都會請人資專家定期優化檢視！提前建立明確的離職制度與完善的交接流程，才能降低風險，穩定團隊運作。
若企業在制度設計上仍感不足，UniHR 專業人資顧問團隊能協助您系統性優化流程，為離職管理提供最穩健的解方。
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